Whistleblowerordning: skal din virksomhed have en?

Siden whistleblowerloven trådte i kraft i Danmark, har mange virksomhedsejere spurgt sig selv: gælder det mig? Svaret afhænger af din virksomheds størrelse, og konsekvenserne ved at overse kravet kan være alvorlige.

Hvad er en whistleblowerordning?

En whistleblowerordning er en intern kanal, hvor medarbejdere anonymt eller fortroligt kan indberette lovovertrædelser og alvorlige uregelmæssigheder. Ordningen giver ansatte mulighed for at råbe op om eksempelvis korruption, regnskabssvindel eller brud på arbejdsmiljøregler - uden at frygte repressalier.

Formålet er todelt: dels at beskytte den person, der indberetter, dels at give virksomheden en tidlig mulighed for at opdage og håndtere problemer internt, inden de vokser sig store eller havner i pressen.

Hvem er omfattet af whistleblowerloven?

Whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021) implementerer EU's whistleblowerdirektiv i dansk ret. Loven stiller krav om en intern whistleblowerordning til:

• Virksomheder med 250 eller flere ansatte - kravet gjaldt fra lovens ikrafttrædelse i december 2021.
• Virksomheder med 50-249 ansatte - kravet trådte i kraft den 17. december 2023.
• Den finansielle sektor - her gælder kravet uanset medarbejderantal, da sektoren er underlagt særskilt regulering.

Har din virksomhed færre end 50 ansatte, er du som udgangspunkt ikke forpligtet til at etablere en intern ordning. Du kan dog stadig vælge at oprette en frivillig ordning, hvilket mange vælger for at signalere god virksomhedskultur og åbenhed.

Bemærk, at opgørelsen af medarbejderantallet typisk inkluderer alle ansatte på tværs af eventuelle koncernselskaber. Er du i tvivl om din virksomhed er omfattet, bør du undersøge det nærmere.

Hvad skal ordningen indeholde?

Loven stiller en række konkrete krav til, hvordan en whistleblowerordning skal være indrettet:

Fortrolighed og anonymitet. Ordningen skal gøre det muligt for medarbejderen at indberette fortroligt. Mange løsninger understøtter desuden mulighed for anonym indberetning.

Kvittering og tilbagemelding. Virksomheden skal kvittere for modtagelse inden for syv dage og give en tilbagemelding på indberetningens status inden for tre måneder.

Uafhængig behandling. Den eller de personer, der modtager og behandler indberetninger, skal have de nødvendige kompetencer og handle uafhængigt. I praksis kan det være en intern compliance-ansvarlig, en ekstern leverandør eller en kombination.

Dokumentation. Indberetninger skal logges og opbevares forsvarligt, så virksomheden kan dokumentere, at den har behandlet sagen korrekt.

Information til medarbejderne. Ansatte skal løbende informeres om ordningens eksistens og om, hvordan de bruger den.

Hvad dækker ordningen?

Loven beskytter indberetninger om overtrædelser af en lang række EU-retsakter og dansk lovgivning på bl.a. følgende områder:

• Finansielle ydelser, regnskab og revision
• Produktsikkerhed og produktansvar
• Fødevaresikkerhed og dyresundhed
• Miljø og klimaregulering
• Databeskyttelse og privatlivets fred
• Konkurrenceret og statsstøtte
• Arbejdsmiljø og arbejdstagerrettigheder

Det er altså et bredt spektrum af overtrædelser, der kan indberettes, og som virksomheden er forpligtet til at behandle seriøst.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Opfylder din virksomhed kravet om en whistleblowerordning, er den godt stillet. Er kravet ikke opfyldt, risikerer du:

• Bøde udstedt af Datatilsynet eller anden relevant myndighed.
• Negativ omtale og omdømmeskade, hvis en sag alligevel kommer frem.
• Manglende retsbeskyttelse, fordi du ikke kan dokumentere korrekt sagsbehandling.

Det er vigtigt at understrege, at dette ikke er juridisk rådgivning - kontakt en advokat eller compliance-rådgiver, hvis du har konkrete spørgsmål om din situation.

Praktiske skridt til at komme i gang

1. Fastslå, om du er omfattet. Tæl medarbejderne op og afgør, om du falder inden for 50-249 eller 250+ gruppen.
2. Vælg en løsning. Du kan enten bygge en intern ordning op fra bunden eller bruge en ekstern softwareløsning, der opfylder lovens tekniske krav.
3. Udpeg en ansvarlig. Beslut, hvem der skal modtage og behandle indberetninger, og om du vil outsource den rolle.
4. Kommuniker til medarbejderne. Lav en kort vejledning og gør det klart, at ordningen er tilgængelig og tryg at bruge.
5. Hold ordningen vedlige. Sørg for løbende at opdatere procedurer og informere nyansatte.

Ofte stillede spørgsmål

Kan to virksomheder dele en whistleblowerordning? Ja. Virksomheder med 50-249 ansatte har mulighed for at gå sammen om en fælles ordning, forudsat at den opfylder lovens krav om fortrolighed og uafhængig behandling.

Hvad sker der, hvis en medarbejder indberetter noget, der viser sig at være forkert? En medarbejder, der i god tro indberetter mistanke om en overtrædelse, er beskyttet mod repressalier - selv hvis indberetningen efterfølgende viser sig ubegrundet. Beskyttelsen bortfalder kun, hvis medarbejderen bevidst indberetter falske oplysninger.

Er ordningen det samme som en anonym postkasse? Ikke nødvendigvis. En whistleblowerordning er et struktureret system med faste procedurer for modtagelse, behandling og tilbagemelding. En simpel anonym e-mailadresse opfylder sjældent alle lovens krav alene.

Kom i gang med Legiant

Det kan hurtigt blive uoverskueligt at holde styr på, om din virksomhed overholder whistleblowerloven og de øvrige compliance-krav, der løbende opdateres. Legiant overvåger automatisk de regler, der gælder for netop din virksomhed, og giver dig besked, når du skal handle. Prøv Legiant gratis og få overblik over din compliance-status fra dag et.