Arbeitsvertrag und Nachweispflicht: die neuen Anforderungen im Überblick

Als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens sind Sie verpflichtet, allen Beschäftigten einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen auszuhändigen. Seit 2023 wurden die inhaltlichen Anforderungen erheblich ausgeweitet. Wer die neuen Regelungen nicht kennt, riskiert Beschwerden, Entschädigungsansprüche und unnötige Konflikte mit der Belegschaft.

Was ist ein Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen?

Ein solcher Nachweis ist ein schriftliches Dokument, das die wesentlichen Bedingungen eines Beschäftigungsverhältnisses festhält. Er kann als klassischer Arbeitsvertrag ausgestaltet sein, muss es aber nicht. Entscheidend ist, dass das Dokument alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält und der beschäftigten Person innerhalb der vorgeschriebenen Fristen übergeben wird.

Die Rechtsgrundlage bildet das Nachweisgesetz, das die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in nationales Recht umsetzt. Die Richtlinie trat 2022 in Kraft; in Dänemark wurde das entsprechende Gesetz zum 1. Juli 2023 aktualisiert. Für deutsche Unternehmen gilt das Nachweisgesetz (NachwG) in seiner seit August 2022 geltenden Fassung entsprechend.

Für wen gelten die Regelungen?

Die Anforderungen gelten für alle Beschäftigten unabhängig von der Beschäftigungsart und unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis befristet oder unbefristet ist. Als Arbeitgeber sind Sie daher verpflichtet, einen Nachweis auszuhändigen an:

• Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte
• Leiharbeitnehmer und befristet Beschäftigte
• Beschäftigte in der Probezeit
• Arbeitnehmer mit schwankender Arbeitszeit (einschließlich Abrufkräfte)

Früher gab es eine Ausnahme für Beschäftigungen von durchschnittlich weniger als acht Wochenstunden. Diese Ausnahme ist weggefallen. Auch Personen mit sehr geringem Stundenumfang haben Anspruch auf einen Nachweis.

Welche Angaben muss der Nachweis enthalten?

Die aktualisierte Regelung erweitert die Liste der Pflichtangaben erheblich. Der Nachweis muss mindestens Folgendes enthalten:

Grundlegende Angaben:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Arbeitsorte
• Berufsbezeichnung und Art der Tätigkeit
• Beginn des Arbeitsverhältnisses und bei Befristung die voraussichtliche Dauer

Vergütung und Arbeitszeit:

• Zusammensetzung und Höhe der Vergütung (Grundgehalt, Zulagen, betriebliche Altersvorsorge usw.)
• Fälligkeit und Auszahlungsmodalitäten
• Vereinbarte Regelarbeitszeit pro Tag oder Woche
• Regelungen zu Überstunden und deren Vergütung

Neue Anforderungen seit 2023:

• Angaben zur Schichtplanung und zu schwankender Arbeitszeit, einschließlich Ankündigungsfristen und garantierter bezahlter Mindeststunden
• Hinweis auf etwaige Weiterbildungsansprüche, sofern der Arbeitgeber Weiterbildung anbietet
• Bezeichnung der Sozialversicherungsträger (Rentenversicherung, Elterngeld, Berufsgenossenschaft u. a.)
• Kündigungsverfahren und Fristen für beide Seiten
• Probezeitleistungen, falls eine Probezeit vereinbart wurde

Darüber hinaus ist anzugeben, ob ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet, und wenn ja, welcher.

Innerhalb welcher Fristen muss der Nachweis ausgehändigt werden?

Die Fristen wurden wesentlich gestrafft. Früher galt eine einheitliche Frist von einem Monat. Heute gelten differenzierte Fristen:

• Innerhalb von sieben Kalendertagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses: Die wichtigsten Grundangaben (Identifikationsdaten, Arbeitsort, Stelle, Vergütung und Arbeitszeit).
• Innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses: Die übrigen Angaben (z. B. Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen, Altersvorsorge und Weiterbildungsrechte).

Es empfiehlt sich, von Anfang an einen vollständigen Nachweis bereitzuhalten. So lassen sich beide Fristen auf einmal einhalten, statt zwei separate Dokumente verwalten zu müssen.

Welche Folgen drohen bei Verstößen?

Fehlerhafte oder unvollständige Nachweise können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Beschäftigte, die keinen ordnungsgemäßen Nachweis erhalten haben, können eine Beschwerde einreichen oder ein arbeitsgerichtliches Verfahren einleiten. Das Gericht kann Entschädigungen von bis zu 20 Wochenlöhnen zusprechen, abhängig von Art und Schwere des Verstoßes.

Ein Entschädigungsanspruch entsteht nicht erst dann, wenn der beschäftigten Person ein konkreter Schaden entstanden ist. Die fehlende oder fehlerhafte Dokumentation als solche kann bereits ausreichen, um einen Anspruch auszulösen. Das macht es umso wichtiger, Vorlagen und Prozesse im Griff zu haben.

Praktische Schritte für KMU-Inhaber

Für den Einstieg brauchen Sie keinen Rechtsanwalt. Die folgenden konkreten Maßnahmen helfen weiter:

1. Bestehende Vorlagen prüfen. Gleichen Sie Ihre aktuellen Verträge mit der aktualisierten Liste der Pflichtangaben ab.
2. Vorlagen aktualisieren. Ergänzen Sie fehlende Punkte, insbesondere die neuen Anforderungen zu Schichtplanung, Weiterbildung und Sozialversicherung.
3. Einheitlichen Onboarding-Prozess einführen. Stellen Sie sicher, dass neue Beschäftigte den Nachweis spätestens am ersten Arbeitstag unterzeichnen und eine Kopie erhalten.
4. Übergabe dokumentieren. Halten Sie fest, wann der Nachweis ausgehändigt oder übermittelt wurde, zum Beispiel per E-Mail mit Lesebestätigung oder digitaler Signatur.
5. Änderungen im laufenden Arbeitsverhältnis berücksichtigen. Ändern sich wesentliche Bedingungen (Vergütung, Stelle, Arbeitszeit), ist die beschäftigte Person so schnell wie möglich schriftlich zu informieren, spätestens an dem Tag, an dem die Änderung wirksam wird.

Häufig gestellte Fragen

Gelten die Regelungen auch für Familienangehörige, die im Unternehmen mitarbeiten? Ja, wenn das Familienmitglied auf der Grundlage eines Arbeitsverhältnisses beschäftigt ist und ein Entgelt erhält, gelten dieselben Anforderungen. Bei mitarbeitenden Ehegatten ohne formelles Arbeitsverhältnis ist die Lage eine andere. In Zweifelsfällen empfiehlt sich eine individuelle fachliche Beratung.

Ist ein digitaler Arbeitsvertrag zulässig? Ja. Das Gesetz verlangt Schriftlichkeit, erkennt aber digitale Dokumente an, sofern die beschäftigte Person die Möglichkeit hat, das Dokument zu speichern und auszudrucken. Ein per E-Mail übersandter oder über eine digitale Signaturplattform unterzeichneter Vertrag erfüllt die Anforderungen.

Was gilt, wenn die beschäftigte Person den unterzeichneten Vertrag nicht zurückschickt? Ihre Pflicht besteht darin, den Nachweis auszuhändigen, nicht darin, eine Unterschrift zu beschaffen. Dokumentieren Sie, dass Sie das Dokument übermittelt haben, und bewahren Sie die entsprechende Bestätigung auf. Die Aufforderung, eine unterzeichnete Kopie zurückzusenden, ist gute Praxis. Das Fehlen der Unterschrift schließt jedoch eine Beschwerde der beschäftigten Person nicht aus, wenn der Nachweis inhaltlich unvollständig ist.

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