E-Rechnung: Wann Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen versenden muss

E-Rechnungen sind längst kein Thema mehr, das nur Großunternehmen betrifft. Die entsprechenden Vorschriften weiten sich aus, und als dänischer Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wann Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind und was das in der Praxis bedeutet.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gesendet und empfangen wird. Es handelt sich also nicht um eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Eine echte E-Rechnung folgt einem standardisierten Format, das die Systeme des Empfängers automatisch einlesen und verarbeiten können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

In Dänemark werden hauptsächlich die Formate OIOUBL (Offentlig Information Online Universal Business Language) und PEPPOL BIS Billing 3.0 verwendet. PEPPOL ist das europäische Netzwerk, das Absender und Empfänger länderübergreifend verbindet, während OIOUBL der dänische Standard ist, der insbesondere im Geschäftsverkehr mit dem öffentlichen Sektor eingesetzt wird.

Wer ist derzeit zur E-Rechnungsstellung verpflichtet?

Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand

Die klar definierte Pflicht gilt, wenn Sie öffentliche Stellen in Rechnung stellen. Seit 2005 ist es in Dänemark gesetzlich vorgeschrieben, E-Rechnungen an alle öffentlichen Behörden zu senden, einschließlich staatlicher Stellen, Regionen und Kommunen. Die Regelungen sind in der Verordnung über die elektronische Abrechnung mit öffentlichen Behörden festgelegt.

Das bedeutet: Liefert Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an eine Kommune, eine staatliche Behörde oder eine Region, muss die Rechnung elektronisch im OIOUBL-Format über NemHandel oder das PEPPOL-Netzwerk übermittelt werden. Eine Papierrechnung oder eine PDF-Datei wird in der Regel nicht akzeptiert.

B2B-Bereich: EU-Anforderungen im Kommen

Für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) sind die Vorschriften in Dänemark noch nicht vollständig eingeführt, doch die Richtung der EU ist eindeutig. Die EU-Richtlinie zur E-Rechnungsstellung sowie die Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA) deuten auf eine verpflichtende E-Rechnungsstellung und digitale Echtzeit-Umsatzsteuererfassung für B2B-Transaktionen hin.

Mehrere EU-Länder, darunter Italien, Frankreich und Belgien, haben die obligatorische B2B-E-Rechnungsstellung bereits eingeführt. Dänemark dürfte in den kommenden Jahren nachziehen. Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, sollten sich bereits jetzt darauf vorbereiten.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Unabhängig davon, ob Sie an eine öffentliche Stelle oder ein privates Unternehmen rechnungsstellen, muss eine E-Rechnung in der Regel folgende Angaben enthalten:

• Eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
• CVR-Nummer des Absenders und des Empfängers (bei öffentlichen Empfängern zusätzlich die EAN-Nummer)
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Stückpreis, Menge und Gesamtbetrag
• Aufgeschlüsselter Mehrwertsteuerbetrag

Bei Rechnungen an öffentliche Stellen müssen Sie stets die EAN-Nummer des Empfängers (13-stellige Standortnummer) angeben. Ohne diese Nummer kann die Rechnung nicht korrekt zugestellt werden.

So starten Sie

Das klingt vielleicht technisch, aber in der Praxis müssen Sie sich nicht mit XML-Code oder Protokollen auskennen. Die meisten Buchhaltungsprogramme, darunter e-conomic, Billy und Dinero, unterstützen heute das direkte Versenden von E-Rechnungen aus dem System heraus. Der Ablauf sieht typischerweise wie folgt aus:

1. Registrieren Sie sich bei NemHandel oder treten Sie PEPPOL bei -- über Ihr Buchhaltungsprogramm oder einen Dienstleister.
2. Holen Sie die EAN-Nummer der öffentlichen Behörde ein, an die Sie die Rechnung stellen möchten.
3. Erstellen Sie die Rechnung in Ihrem System und wählen Sie E-Rechnung als Übermittlungsweg.
4. Senden Sie die Rechnung und speichern Sie eine Kopie für Ihre Buchhaltungsunterlagen.

Wenn Sie mit ausländischen Unternehmen zusammenarbeiten, die eine PEPPOL-Rechnungsstellung verlangen, ist das Vorgehen identisch, mit der PEPPOL-ID des Empfängers anstelle einer EAN-Nummer.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand riskieren Sie, dass Ihre Rechnung schlicht nicht bearbeitet wird. Das verzögert Ihre Zahlung und kann die Zusammenarbeit belasten. Im schlimmsten Fall kann die Nichteinhaltung der Anforderungen einen Vertragsbruch darstellen.

Sobald B2B-Vorschriften eingeführt werden, ist damit zu rechnen, dass Verstöße mit Bußgeldern oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs verbunden sein werden, wie es in anderen EU-Ländern bereits der Fall ist.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich E-Rechnungen senden, wenn ich nur Privatkunden beliefere? Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt in Dänemark noch nicht für den Verkauf an Privatpersonen (B2C). Sie stellen weiterhin wie gewohnt Rechnungen aus. Empfehlenswert ist es jedoch, ein System zu nutzen, das bei Bedarf skalierbar ist.

Was ist der Unterschied zwischen OIOUBL und PEPPOL? OIOUBL ist das dänische Format, das hauptsächlich für öffentliche Rechnungen in Dänemark genutzt wird. PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk und Format für grenzüberschreitende Rechnungsstellung und wird zunehmend auch auf nationaler Ebene eingesetzt. Beide Formate können nebeneinander verwendet werden, und viele Systeme unterstützen beide.

Kann ich stattdessen einfach eine PDF per E-Mail versenden? An öffentliche Stellen: nein. Eine PDF-Datei gilt gesetzlich nicht als E-Rechnung und wird in der Regel abgelehnt. An private Unternehmen ist es derzeit noch zulässig, doch sollten Sie im Blick behalten, dass sich die Anforderungen im Zuge der EU-Vorschriften ändern können.

Legiant behält den Überblick für Sie

Die E-Rechnungsvorschriften entwickeln sich fortlaufend weiter, angetrieben durch neue Regelungen der dänischen Steuerbehörde sowie der EU. Als vielbeschäftigter Unternehmer kann es schwierig sein, den Anschluss zu behalten. Legiant überwacht automatisch die für Ihr Unternehmen geltenden Compliance-Anforderungen und informiert Sie, wenn Handlungsbedarf besteht. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, anstatt Gesetzesänderungen zu verfolgen. Legiant kostenlos testen