Hinweisgebersystem: Braucht Ihr Unternehmen eines?

Seit das dänische Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten ist, stellen sich viele Unternehmer dieselbe Frage: Betrifft mich das überhaupt? Die Antwort hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab, und die Folgen einer Missachtung der Pflicht können erheblich sein.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist ein interner Meldekanal, über den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gesetzesverstöße und schwerwiegende Unregelmäßigkeiten anonym oder vertraulich melden können. Es gibt Beschäftigten die Möglichkeit, auf Missstände wie Korruption, Bilanzfälschung oder Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften hinzuweisen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Das Ziel ist zweifach: Einerseits soll die meldende Person geschützt werden, andererseits erhält das Unternehmen die Chance, Probleme frühzeitig intern zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren oder öffentlich werden.

Für wen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das dänische Hinweisgeberschutzgesetz (Lov nr. 1436 af 29. juni 2021) setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht um. Die Pflicht zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems gilt für:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten - die Pflicht galt ab Inkrafttreten des Gesetzes im Dezember 2021.
• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten - die Pflicht trat am 17. Dezember 2023 in Kraft.
• Den Finanzsektor - hier gilt die Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl, da der Sektor einer gesonderten Regulierung unterliegt.

Hat Ihr Unternehmen weniger als 50 Beschäftigte, sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, ein internes System einzurichten. Sie können jedoch freiwillig eines aufbauen, was viele Unternehmen tun, um eine offene Unternehmenskultur zu signalisieren.

Zu beachten ist, dass bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl in der Regel alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über etwaige Konzerngesellschaften hinweg einbezogen werden. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen in den Geltungsbereich fällt, empfiehlt es sich, dies sorgfältig zu prüfen.

Was muss das System beinhalten?

Das Gesetz stellt konkrete Anforderungen an die Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems:

Vertraulichkeit und Anonymität. Das System muss es ermöglichen, Meldungen vertraulich einzureichen. Viele Lösungen unterstützen darüber hinaus die Möglichkeit anonymer Meldungen.

Eingangsbestätigung und Rückmeldung. Das Unternehmen muss den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung geben.

Unabhängige Bearbeitung. Die für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen müssen über die erforderliche Fachkompetenz verfügen und unabhängig handeln. In der Praxis kann das ein interner Compliance-Beauftragter, ein externer Dienstleister oder eine Kombination aus beidem sein.

Dokumentation. Meldungen müssen protokolliert und sicher aufbewahrt werden, damit das Unternehmen nachweisen kann, dass es den Fall ordnungsgemäß bearbeitet hat.

Information der Beschäftigten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen regelmäßig über die Existenz des Systems und dessen Nutzung informiert werden.

Was kann gemeldet werden?

Das Gesetz schützt Meldungen über Verstöße gegen eine Vielzahl von EU-Rechtsakten und nationalem Recht, unter anderem in folgenden Bereichen:

• Finanzdienstleistungen, Rechnungslegung und Prüfungswesen
• Produktsicherheit und Produkthaftung
• Lebensmittelsicherheit und Tiergesundheit
• Umwelt- und Klimaschutz
• Datenschutz und Privatsphäre
• Wettbewerbsrecht und staatliche Beihilfen
• Arbeitsschutz und Arbeitnehmerrechte

Es handelt sich also um ein breites Spektrum an Verstößen, die gemeldet werden können und die das Unternehmen verpflichtet ist, ernsthaft zu bearbeiten.

Folgen bei Nichteinhaltung

Erfüllt Ihr Unternehmen die Anforderungen an ein Hinweisgebersystem, ist es gut aufgestellt. Werden die Pflichten hingegen nicht erfüllt, drohen unter anderem:

• Bußgelder durch die zuständige Aufsichtsbehörde.
• Negative Berichterstattung und Reputationsschäden, wenn ein Fall dennoch an die Öffentlichkeit gelangt.
• Fehlender Rechtsschutz, weil eine ordnungsgemäße Bearbeitung nicht nachgewiesen werden kann.

Die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen sind als allgemeine Orientierung gedacht und stellen keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen zu Ihrer Situation wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Compliance-Berater.

Erste praktische Schritte

1. Prüfen Sie, ob Sie betroffen sind. Zählen Sie Ihre Beschäftigten und stellen Sie fest, ob Sie in die Gruppe der 50 bis 249 oder der 250 und mehr Beschäftigten fallen.
2. Wählen Sie eine geeignete Lösung. Sie können entweder ein internes System von Grund auf aufbauen oder eine externe Softwarelösung nutzen, die die technischen Anforderungen des Gesetzes erfüllt.
3. Benennen Sie eine verantwortliche Person. Entscheiden Sie, wer Meldungen entgegennimmt und bearbeitet, und ob diese Aufgabe ausgelagert werden soll.
4. Informieren Sie Ihre Belegschaft. Erstellen Sie eine kurze Anleitung und machen Sie deutlich, dass das System zugänglich und sicher nutzbar ist.
5. Pflegen Sie das System kontinuierlich. Aktualisieren Sie regelmäßig die Verfahren und informieren Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen

Können zwei Unternehmen ein gemeinsames Hinweisgebersystem nutzen? Ja. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben die Möglichkeit, sich eine gemeinsame Lösung zu teilen, sofern diese die gesetzlichen Anforderungen an Vertraulichkeit und unabhängige Bearbeitung erfüllt.

Was passiert, wenn eine Meldung sich als unbegründet herausstellt? Beschäftigte, die in gutem Glauben den Verdacht eines Verstoßes melden, sind vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, auch wenn sich die Meldung im Nachhinein als unbegründet erweist. Der Schutz entfällt nur, wenn eine Person wissentlich falsche Informationen meldet.

Ist ein Hinweisgebersystem dasselbe wie ein anonymer Briefkasten? Nicht unbedingt. Ein Hinweisgebersystem ist ein strukturiertes System mit festgelegten Verfahren für Eingang, Bearbeitung und Rückmeldung. Eine einfache anonyme E-Mail-Adresse erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in der Regel nicht vollständig.

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